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Universidad de Atacama Facultad de Ingeniería Departamento de Industrias y Negocios

Administración I

Profesora : Yanina Vecchiola A.

Administración: ciencia, teoría y práctica

Concepto de organización Grupos humanos que alcanzan fines Las organizaciones son unidades sociales (agrupaciones humanas) deliberadamente construidas o reconstruidas para alcanzar fines específicos. Sistemas sociales de tipo propio caracterizados por su capacidad de condicionar su pertenencia. estos sistemas además ,unen la alta especifidad del comportamiento requerido a la generalización de la motivació

DEFINICIÓN Sistemas sociales de tipo propio caracterizados por su capacidad de condicionar su pertenencia. estos sistemas además ,unen la alta especifidad del comportamiento requerido a la generalización de la motivación

Administración: ciencia, teoría y práctica

Primero definiremos algunos conceptos:

Administración Técnica que busca obtener resultados de máxima eficiencia en la coordinación de los recursos que integran una empresa.

Proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad “Proceso de diseñar y mantener un ambiente en el cual las personas, trabajando juntas en grupos, alcanzan con eficiencia metas seleccionadas.”

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Empresa “ Grupo social en el que, por medio de la administración del capital y trabajo, produce bienes o servicios para satisfacer necesidades de la sociedad ”. “ Toda aquella organización formada por personas, en donde sus acciones están armoniosamente coordinadas y aplicadas a materiales, equipo, maquinaria y dinero, con el propósito de lograr un objetivo previamente definido ”.

Diez roles gerenciales identificados por Mintzberg 1. El rol de cabeza visible 2. El rol de líder 3. El rol de enlace 4. El rol de monitor 5. El rol de difusor 6. El rol de portavoz 7. El rol de emprendedor 8. El rol de gestor de anomalías 9. El rol de asignador de recursos 10. El rol de negociador

Roles Interpersonales

Roles de información

Roles de decisión

La administración es una necesidad fundamental para cualquier organización, sea esta grande o pequeña, a empresas cuyo fin es la utilidad y a las no lucrativas, tanto a empresas industriales como de servicios.

Todos los gerentes realizan las funciones administrativas en los distintos niveles organizacionales, sin embargo el tiempo dedicado a cada función puede ser diferente.

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Funciones Administrativas Básicas Planeación Organización Integración Dirección Control

Administración: ciencia, teoría y práctica HABILIDADES ADMINISTRATIVAS: Robert L. Katz, identificó tres clases de habilidades administrativas.

La habilidad técnica es el conocimiento y la pericia para realizar actividades que incluyen métodos, procesos y procedimientos.

La habilidad humana es la capacidad para trabajar con personas; es el esfuerzo cooperativo; es trabajo en equipo; es un ambiente en el que las personas se sienten seguras y libres para expresar sus opiniones.

La habilidad conceptual es la capacidad de ver la “imagen de conjunto”, de reconocer los elementos importantes en una situación y comprender las relaciones entre ellos.

A esta quizá se pueda añadir una cuarta: la habilidad para diseñar soluciones. La habilidad de diseño es la capacidad para solucionar problemas en forma tal que la empresa se beneficie. Para ser eficientes, en particular en los niveles organizacionales más altos, los gerentes deben estar en posibilidad de hacer algo mas que ver el problema.

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Los objetivos de todo administrador y de toda organización es generar excedentes.

Una compañía de Excelencia reconoce e incorpora cambios apoyados en la: Globalización Tecnologías de la Información

Administración: ciencia, teoría y práctica Proceso Administrativo Una serie de Elementos, de pasos, de etapas a través de los cuales se logra una adecuada Administración. Etapas del Proceso Administrativo

1.- Planeación

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Etapas del Proceso de Administrar

1.- Planeación Aclarar, Ampliar y determinar los objetivos. Pronosticar. Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo. Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos. Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño. Anticipar los problemas futuros. Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

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Etapas del Proceso de Administrar

2.- Organización Subdividir el trabajo en unidades operativas. Agrupar las obligaciones operativas en puestos operativos. Reunir los puesto operativos en unidades manejables y relacionadas. Aclarar los requisitos del puesto. Seleccionar y colocar a los individuos en un puesto adecuado. Utilizar y acordar la autoridad para cada miembro de la administración. Proporcionar facilidades personales y otros recursos.

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Etapas del Proceso de Administrar

3.- Dirección Poner en practica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión o acto. Conducir o retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo. Motivar a los miembros. Comunicar con efectividad. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo buen hecho. Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.

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Etapas del Proceso de Administrar

3.- Control Comparar los resultados con los planes en general. Avaluar los resultados contra los estándares de desempeño Idear los medios efectivos para medir las operaciones. Comunicar cuales son los medio de medición. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y variaciones. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.

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Los objetivos de todo administrador y de toda organización es generar excedentes.

Una compañía de Excelencia reconoce e incorpora cambios apoyados en la: Globalización Tecnologías de la Información

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PRODUCTIVIDAD, EFICACIA Y EFICIENCIA Otra forma de considerar la meta de todos los administradores consiste en decir que deben ser productivos. Las compañías exitosas crean un superávit mediante operaciones productivas. Aunque no existe un consenso total sobre el verdadero significado de la productividad, se definirá como la relación resultados-insumos dentro de un periodo con la debida consideración de la calidad.

La productividad implica eficacia y eficiencia en el desempeño individual y organizacional. La eficacia es el logro de objetivos. La eficiencia es la obtención de los fines con la mínima cantidad de recursos.

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 Productividad

Productividad = Producto Insumos

Dentro de un período de tiempo y considerando la calidad.

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ADIMINISTRACION ¿CIENCIA O ARTE? La administración al igual que otras actividades o disciplinas es una arte. Se trata de conocimientos prácticos. Consiste en hacer las cosas de acuerdo con el contexto de una situación. Sin embargo, los administradores pueden trabajar mejor usando el conocimiento organizado sobre la administración, este conocimiento constituye una ciencia. El enfoque científico consiste primero de conceptos claros, a partir de esta base, el método científico incluye la determinación de hechos a través de la observación, la teoría es una agrupamiento sistemático de conceptos y principios interdependientes que proporcionan una estructura, o vinculan un área importante del conocimiento.

Administración: ciencia, teoría y práctica EVOLUCIÓN DE LA TEORÍA ADMINISTRATIVA Las primeras teorías sobre la administración fueron intentos por tratar de conocer a los novatos de la vida industrial, a finales del siglo XIX y principios del siglo XX, en Europa y Estado Unidos, en esta evolución se reconoce: La administración científica. La teoría moderna administrativa –operacional. Ciencias del Comportamiento. Teoría de Sistemas.

1. ESCUELA DE LA ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA La teoría de la administración científica surgió, en parte, por la necesidad de elevar la productividad. A principios del siglo XIX, en Estados Unidos en especial, había poca oferta de mano de obra. La única manera de aumentar la productividad era elevando la eficiencia de los trabajadores. Así fue como Frederick W. Taylor, Henry L. Gantt y Frank y Lillian Gilbreth inventaron el conjunto de principios que se conocen como la teoría de la administración científica.

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FREDERICKW. TAYLOR Frederick W. Taylor (1856-1915) fundamentó su filosofía en cuatro principios básicos: 1. El desarrollo de una verdadera ciencia de la administración, de tal manera que se pudiera determinar el mejor método para realizar cada tarea. 2. La selección científica de los trabajadores, de tal manera que cada trabajador fuera responsable de la tarea para la cual tuviera más aptitudes. 3. La educación y desarrollo del trabajador en forma científica. 4. La cooperación estrecha y amistosa entre obreros y patrones Taylor sostenía que el éxito de estos principios requería una "revolución total de la mentalidad" de los obreros y patrones. En lugar de pelearse por las utilidades, las dos partes deberían poner su empeño en elevar la producción y, en su opinión, al hacerlo, las utilidades aumentarían a tal grado que los obreros y los patrones ya no tendrían que pelearse por ellas

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CONTRIBUCIONES DE LA TEORÍA DE LA ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA La línea moderna de montaje arroja productos terminados a mucha mayor velocidad de la que Taylor podría haber imaginado jamás. Este "milagro" de producción es sólo uno de los legados de la administración científica. LIMITACIONES DE LA TEORÍA DE LA ADMINISTRACIÓN Si bien los métodos de Taylor produjeron un notable aumento de la productividad y mejores sueldo en una serie de casos, los trabajadores y los sindicatos empezaron a oponerse a este enfoque, por temor al hecho de que trabajar más y a mayor velocidad agotaría el trabajo disponible y conduciría a los recortes de personal. En consecuencia, aumentó la cantidad de trabajadores que se sindicalizaron y que, con ello, reforzaran el patrón de suspicacia y desconfianza que ensombreció las relaciones obrero-patronales durante muchos decenios.

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HENRY L. GANTT Henry L. Gantt (1861-1919) trabajó con Taylor en varios proyectos. Entre otras cosas, Gantt fue el iniciador de las gráficas para calendarizar la producción; la "gráfica de Gantt" , traducida a ocho idiomas y usada en todo el mundo. Desde la década de 1920, se usa en Japón, España y la Unión Soviética. Además, sentó las bases del Método de la Ruta Crítica (CPM por sus siglas en inglés), inventado por Du Pont y la Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas (PERT por sus siglas en inglés), desarrollados por la Armada de Estado Unidos.

LOS GILBRETH Frank B. y Lillian M. Gilbreth (1868-1972) en un equipo. formado por marido y mujer contribuyeron realizando estudios sobre la fatiga y el movimiento Según ellos, el movimiento y a fatiga estaban entrelazados, y con cada movimiento que se eliminaba, se reducía la fatiga. Con cámaras de cine, trataron de encontrar la mayor economía de movimiento posible para cada tarea.

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2.- TEORÍA MODERNA ADMINISTRATIVA-OPERACIONAL HENRI FAYOL Henri Fayol (1841-1925) no fue el primero en estudiar el comportamiento gerencial, sino en sistematizarlo. Fayol pensaba que las prácticas administrativas acertadas siguen ciertos patrones, los cuales se pueden identificar y analizar. Antes de Fayol, en general, se pensaba que los "gerentes nacen, pero no se hacen". No obstante, Fayol insistía en que la administración era como cualquier otra habilidad, que se podría enseñar una vez que se entendieran sus principios fundamentales

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LOS 14 PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE FAYOL 1. División del trabajo 2. Autoridad 3. Disciplina 4. Unidad de mando 5. Unidad de dirección 6. Subordinación del interés individual al bien común 7. Remuneración 8. Centralización 9. Jerarquía 10. Orden 11. Equidad 12. Estabilidad del personal 13. Iniciativa 14. Espíritu de grupo

Escuela de Relaciones Humanas Principales Autores

> Elton Mayo > Kurt Lewin > Fritz Roethlisberger > William Dickson > Douglas Mc Gregor > Abraham Maslow

Los principales postulados de esta Escuela son: 1. La influencia del grupo sobre el comportamiento de los individuos. 2. La cantidad de trabajo que puede llevar a cabo un trabajador dado estará determinada por su “capacidad social”.

3. Las recompensas no económicas son muy importantes en la motivación de los trabajadores. 4. Los trabajadores reaccionan frente a sus situaciones de trabajo como grupo y no como individuos. 5. El líder no es necesariamente la persona designada en un puesto de jefatura. Pueden surgir líderes informales. 6. La organización racionalmente planificada es sólo un aspecto de lo que ocurre en la organización. 7. El supervisor más efectivo es el centrado en los empleos. 8. La información y la participación en la toma de decisiones son algunas de las más importantes recompensas que pueden ofrecerse para obtener el compromiso y adhesión de los trabajadores.

Administración: ciencia, teoría y práctica 3.- CIENCIAS DEL COMPORTAMIENTO HUGO MUNSTERBERG: aplica la psicología a la Administración y a la industria WALTER DILL SCOTT: aplica psicología a la mercadotecnia y al personal MAX WEBER: El sociólogo alemán Max Weber (1864-1920), pensando que toda organización dirigida a alcanzar metas, y compuesta por miles de individuos, requería un estrecho control de sus actividades, desarrolló una teoría de la administración de burocracias que subrayaba la necesidad de una jerarquía definida en términos muy estrictos y regida por reglamentos y líneas de autoridad definidos con toda claridad. VILFREDO PARETO: padre del enfoque de las sistemas sociales ELTON MAYO: Los estudios de Hawthorne, fueron un intento por investigar la relación entre la cantidad de iluminación en el centro de trabajo y la productividad de los obreros

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4.- TEORÍA DE SISTEMAS

CHESTER I. BARNARD (1886-1961) aprovechó su experiencia laboral y conocimientos de sociología y filosofía para formular teorías sobre las organizaciones. Según Barnard, las personas se reúnen en organizaciones formales para alcanzar fines que no pueden lograr trabajando solas. Sin embargo, mientras persiguen las metas de la organización, también deben satisfacer sus necesidades individuales. su tesis: “Una empresa sólo podrá funcionar en forma eficiente y subsistir si las metas de la organización guardan equilibrio con los propósitos y las necesidades de los individuos que trabajan en ella”.

El enfoque de sistemas a la administración operacional La empresa recibe insumos, los transforma y exporta los productos al medio.

Modelo Insumo Producto

Revitalización del sistema

Insumos

Proceso de Transformación Medio Externo

Productos

La Teoría de Sistemas Katz - Kahn (1966) Este autor se refiere a la organización como un todo en que la realización de fines es sólo una de las importantes necesidades a las que está orientada la organización. Caracteristícas de los sistemas organizacionales:

1. Importación de energía: ninguna estructura social es autosuficiente. 2. Proceso: trabajo que se realiza en el sistema, el input es alterado en él.

3. Output: lo que surge de la organización y es utilizado, consumido, rechazado, etc., por el entorno de la organización. 4. Sistemas como ciclos de sucesos: el producto exportado al entorno constituye la base para la fuente energética que permitirá repetir el ciclo. 5. Entropía Negativa:la entropía es una ley universal, según la cual todas las formas de organización se mueven hacia la desorganización. Para sobrevivir en un estado de organización improbable, las organizaciones necesitan importar más energía de la que gastan.

6. Feedback Negativo y el proceso de codificación: la información que llega a la organización es codificada y seleccionada, en tal forma que la organización no se inunde con más información de la requerida.

El Feedback negativo es un mecanismo de control que permite la comparación entre el estado actual de la organización y su estado deseado. 7. El estado permanente y la homeostasis dinámica: los sistemas tienden a mantener su carácter básico, intentando controlar los factores externos amenazantes. 8. Diferenciación: tendencia a la elaboración y especialización de funciones.

9. Equifinalidad:dentro de una organización hay múltiples medios para el mismo fin. Un sistema puede alcanzar el mismo estado final partiendo de condiciones iniciales diferentes y siguiendo distintos caminos.

8.

Sinergia: Significa que el todo es mayor que las sumas de sus partes . Las unidades organizacionales que colaboran entre sí pueden conseguir más que si las unidades trabajan en forma aislada. 9. Subsistemas: son partes de un sistema cuyo funcionamiento depende de ellas . La organización debe ser administrada como un todo coordinado. 10. Sistemas abiertos: Deben actuar con el entorno para sobrevivir 1. 2.

Entorno : es todo aquello que no es perteneciente al sistema Entorno interno: las personas que pertenecen a la organización

Buckley (1967) Según este autor, los sistemas organizacionales son abiertos interna y externamente, esto implica que los intercambios que producen entre partes del sistema pueden significar cambios en el sistema. En el ambiente existe un cierto grado de variedad lo que obliga al sistema organizacional a relacionarse en forma selectiva con su ambiente.

Enfoque de contingencias También se denomina enfoque situacional Hace énfasis en que lo que los gerentes hacen en la práctica depende de una serie de circunstancias dada una situación. Si se quiere aplicar los conceptos ,los principios y las técnicas administrativas de modo exitoso ,deben tener en cuenta las realidades de las circunstancias específicas que

Administración de la calidad Se centra en administrar la organización total para ofrecer calidad a los clientes . Tiene 4 componentes principales: Participación de los empleados Concentración en el cliente Benchmarking Mejoramiento continuo.

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5.- OTROS PENSAMIENTOS MODERNOS PETER DRUCKER: estudioso de la teoría de la administración EDWARDS DEMING: control de la calidad en Japón LAURENCE PETER WILLIAM OUCHI: adoptó las practicas japonesas al occidente

La organización que aprende. Un nuevo enfoque (Peter Senge : La 5ª disciplina: El arte y práctica de organizaciones que aprenden

La organización que aprende es aquella en que todos procuran identificar y resolver problemas ,permitiendoles experimentar continuamente mejorar y aumentar su capacidad de crecer , aprender y cumplir su propósito. La idea esencial es resolver problemas a diferencia de la organización tradicional que esta diseñada para la eficiencia. En la organización que aprende todos los empleados detectan problemas ,(ej: como conocer las necesidades especiales del cliente) y también los resuelven.

Las características de las organizaciones que prenden son tres: Estructura orientada a equipos Información abierta Empleados facultados para decidir (empowerment)

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Enfoques de la Administración Enfoque Empírico

Enfoque de los papeles administrativos Enfoque de contingencia o situacional Enfoque matemático

Enfoque de la Teoría de la decisión Enfoque de la Reingeniería Enfoque de Sistemas

Administración y sociedad: condiciones externas , responsabilidad social y cuestiones éticas La organización como sistema interactúa con su medio externo, incorporándose como parte de la sociedad. Esta sociedad reconoce la diversidad como un factor de crecimiento, valorando las sociedades pluralistas. La sociedad pluralista, es aquella en la que muchos grupos organizados representan diversos intereses. Cada grupo influye sobre otros, pero ninguno ejerce un poder excesivo. El poder de la empresa se mantienen en equilibrio por la acción de estos grupos diversos

El Medio Externo de la Organización es: económico Ético. Sociocultural Político-legal. Y Tecnológico. .

Administración y sociedad: condiciones externas , responsabilidad social y cuestiones éticas

EL AMBIENTE EXTERNO ECONOMICO CAPITAL Casi todas las clases de organizaciones necesitan capital: maquinaria, edificios, inventarios de bienes, equipos de oficina, herramientas de todo tipo y efectivo. Parte de esto lo puede producir la propia organización. TRABAJO Otro insumo del medio económico es la disponibilidad, la calidad y el precio de la fuerza laboral. NIVELES DE PRECIOS La parte de los insumos de una empresa recibe la clara influencia de los cambios de los niveles de precios.

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EL AMBIENTE ETICO la ética se define como “la disciplina que define lo que esta bien o mal de acuerdo a valores morales”. Existen básicamente tres tipos de modelos que rigen el comportamiento moral: 1.Teoría

utilitaria: sugiere que los planes y las acciones deben ser evaluadas por sus consecuencias. 2.Teoría basada en los derechos: sostienen que todas las personas tienen derechos naturales. 3.Teoría de la justicia: demanda que aquellos sujetos que toman decisiones se guíen por la justicia, equidad e imparcialidad. La ética se institucionaliza mediante un código ético; el cual debe ser formulado a través del consenso entre los que el grupo que la comparte considera bueno o malo, según su cultura y formación moral.

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EL AMBIENTE EXTERNO SOCIOCULTURALES

El entorno social afecta positiva o negativamente a la organización, efectos como daños o preocupación por el medio ambiente, así como la contribución o limitación en actividades con impacto público puede ser la diferencia entre el ser aceptado o rechazado por la sociedad, y finalmente el éxito o fracaso. Valores sociales ,creencias Idioma Religión (días festivos) Educación formal, escolaridad Orientación al tiempo

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EL AMBIENTE EXTERNO TECNOLOGICO

La ciencia proporciona el conocimiento y la tecnología lo usa; y una Empresa que no incorpora tecnología, va camino a su muerte. Algunos beneficios de la tecnología son: mayor productividad, estándares mas altos de vida, mas tiempo de descanso y una mayor variedad de productos, optimización de recursos, etc. Los cambios tecnológicos drásticos son llamados revoluciones.

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EL AMBIENTE EXTERNO POLITICO LEGAL Todo gerente esta rodeado por una maraña de leyes, reglamentos, jurisprudencia. Algunas se elaboraron para proteger a los trabajadores, a los consumidores y a las comunidades. Otras se crearon para obligar a cumplir los contratos y proteger los derechos de la propiedad. Con relación a los negocios realiza dos funciones principales: los fomenta y los limita. - Riesgos políticos - leyes ,restricciones - aranceles, impuestos - terrorismo

Globalización Las empresas pueden participar en le ámbito internacional en diversos niveles El proceso de globalización pasa por 4 etapas bien diferenciadas. 1. 2.

3. 4.

Etapa nacional: el potencial mercado se limita al país donde esta la empresa. Etapa internacional: exportan el producto y la empresa puede instalar una comercializadora de sus productos en otro país. Etapa multinacional: la empresa produce y vende en muchos países. Etapa global ( o sin fronteras): las empresas operan vendiendo y adquiriendo recursos en cualquier parte del mundo que ofrezca las mejores oportunidades y los costos más bajos.

Responsabilidad Social ¿Qué es la ética de la Administración? Código de principios y valores morales que rigen la conducta de una persona o grupo respecto a lo que es bueno o malo. Dominio del libre Dominio de la ley Dominio de la ética Dominios de la acción humana Albedrio ( norma legal) (norma social) (norma personal)

Grande

Control explicito

Poco

Responsabilidad Social Las normas éticas no están codificadas por eso surgen desacuerdos y dilemas respecto a la conducta. Surge un dilema ético en una situación cuándo las opciones o conductas son inconvenientes por sus posibles consecuencias nocivas. La persona encargada de tomar una decisión ética en una organización es el agente moral

Dilemas éticos. Un empleado excelente de su pequeña empresa le dice que necesita un permiso porque tiene sida. Usted sabe que el necesita el trabajo y también los beneficios de salud. El pago del seguro de salud ya aumentó el presupuesto de la empresa y esto aumentará muchísimo el costo de las pólizas. Hace poco se enteró de un caso en que los tribunales confirmaron el derecho de un empleador de fijar un tope a los beneficiarios por sida para modificar los planes de atención médica. ¿debería investigar si es una posibilidad legal para su compañía?.

La organización ética La organización ética esta sustentada en 3 pilares que son : Individuos éticos Liderazgo ético Estructuras y sistemas corporativos.

Individuos éticos Se requiere que sean Integros Honestos Inspiren confianza Traten bien a los subordinados Jueguen limpio Con alto nivel de desarrollo moral

Liderazgo ético El liderazgo ético implica. Representar roles Sostener los valores éticos en la organización Comunicar la ética y los valores Premiar la conducta ética Castigar de inmediato la conducta inmoral

Estructuras y sistemas corporativos

La organización debe contar con Cultura corporativa Código de ética Comité de ética Formación ética Mecanismos de denuncia

Dilemas éticos Usted es el gerente de ventas de una empresa famacéutica y le pidieron que promueva un nuevo medicamento cuya dosis cuesta $1.250.000. Leyó informes de que su eficacia es 1% mayor que otro que cuesta menos de la cuarta parte ¿Usted lo promovería? Si no lo hace ¿morirá gente que podría haberse salvado con ese 1% de incremento de eficacia.

Dilemas éticos A su empresa le pidieron que pague una gratificación en India para agilizar los trámites de un permiso de importación. Es un procedimiento normal y su compañía perderá dinero si no la paga. ¿es lo mismo que dar una propina a un jefe de mesas en un restaurant?

Dilemas éticos Usted es el jefe de contabilidad de una división que esta 15 millones por debajo de su presupuesto. El 21 de diciembre se entregaron aproximadamente 20 millones en ártículos de oficina . Según la regla contable ,los gastos deben pagarse en el momento de incurrirse en ellos. El gerente de la división le pide que no registre la factura antes de febrero

Dilemas éticos Su jefe le dice que no puede darle un incremento de sueldo este año por restricciones del presupuesto, pero que en atención a su buen desempeño en el año pasado no rechazará sus cuentas de gastos que vienen un poco infladas.

Funciones administrativas Fayol definió como las funciones de la administración las siguientes Planificación o Planeación  Organización  Dirección  Control 

Proceso de la adminisción Funciones de la Administración

Planificación

Seleccionar metas Y formas de cumplirlas

Desempeño

Recursos

•Humanos •Financieros •Materias primas •Tecnología •Información

Control

Organización

Vigilar las actividades Y tomar medidas correctivas

Asignar las responsabilidades de hacer tareas

Dirección

Influir para motivar al personal

•Alcanzar las metas •Productos •Servicios •Eficiencia •Eficacia

Planeación Indica donde quiere estar la empresa en el futuro y la manera de llegar allí Significa definir las metas del desempeño futuro y seleccionar las actividades y recursos necesarios para alcanzarlas La falta de planeación o una planificación deficiente, puede deteriorar el desempeño de la empresa.

Organización Viene después de la planificación e indica como la empresa trata de realizar el plan. Consiste en asignar las tareas en agrupar las actividades en departamentos y en asignar la autoridad y los recursos en la organización

Dirección Consiste en usar la influencia para motivar a los empleados para que alcancen las metas organizacionales. Dirigir significa generar una cultura y valores compartidos ,comunicar las metas a los empleados e infundirles el deseo de un desempeño excelente. Al dirigir se motiva a los departamentos , unidades y a quienes colaboran directamente con el jefe.

Control Significa vigilar las actividades de los empleados, determinar si la empresa se dirige a la consecución de sus metas y tomar las medidas del correctivas que sean necesarias. Los directivos deben asegurarse que la empresa se dirija a la obtención de sus metas. No tiene sentido el control sin planificación y viceversa.

Naturaleza y el Propósito de la planificación La planificación comprende seleccionar misiones y objetivos y las acciones para alcanzarlos; se requiere tomar decisiones , es decir seleccionar entre cursos de acción futuros alternativos. Salva la brecha existente entre donde se está y a donde se quiere ir La planeación y control son inseparables. Planificación sin control no tiene sentido y vice versa

Nuevos planes

Planeación

Implantación de los planes

Control: comparación de los planes con los resultados

Sin desviaciones indeseables de los planes

Desviación indeseable

Acción correctiva

Tipos de planes

Existen diversos tipos de planes, entre los que se tienen: Misión: es la razón de ser de la empresa. También se dice que es la labor, el encargo o servicio especial que una empresa se propone lograr hacia el largo plazo. Por ejemplo, la misión de una universidad es la formación superior, enseñanza y la investigación. Visión: es la capacidad administrativa de ubicar a la empresa en el futuro, en dónde deseamos estar de aquí a cinco años. Por ejemplo, un Banco puede tener como visión "ser la empresa líder en la prestación de servicios financieros en toda Europa".

Tipos de planes

Objetivos: son el resultado que se espera obtener, y hacia el cual se encaminan los esfuerzos conjuntos. Por ejemplo, un objetivo de una empresa comercial puede ser aumentar las ventas del año 2004 con respecto a las del 2003. Los objetivos se pueden ser de corto plazo (hasta un año), mediano plazo (de 1 a 3 años) y largo plazo (más de 3 años). Metas: los diferentes propósitos que se deben cumplir para lograr el objetivo. Las metas son fines más específicos que integran el objetivo de la empresa. Por ejemplo, para la empresa comercial que desea incrementar sus ventas, una meta podría ser capacitar al equipo de vendedores durante los primeros dos meses del año 2004, con lo que se busca alcanzar el objetivo planteado. Políticas: son guías o lineamientos de carácter general, que indican el marco dentro del cual empleados de una empresa pueden tomar decisiones, usando su iniciativa y buen juicio. Por ejemplo, competir en base a precios en el mercado.

Tipos de planes

Reglas: son normas precisas que regulan una situación en particular. Acá se exponen acciones u omisiones específicas, y no dan libertad de acción. Ejemplos de este tipo son "no fumar", "no ingerir alimentos en este sitio", etc. Estrategias: la acción de proyectar a un futuro esperado y los mecanismos para conseguirlo, y hacer que el futuro de la organización se comporte como se determinó. Se puede decir entonces que estrategias son los cursos de acción, preparados para enfrentarse a las situaciones cambiantes del medio interno y externo, a fin de alcanzar sus objetivos. Por ejemplo, una estrategia podría se "realizar investigaciones de mercado permanentemente, y proveer de eficiente información al equipo de venta, a fin de aumentar las ventas".

Administración: Fundamentos de Proyección y administración por objetivos

Programas: son planes que comprenden objetivos, políticas, estrategias, procedimientos, reglas, asignación de funciones y recursos, y las acciones necesarias para alcanzar los objetivos, estableciendo el tiempo necesario para la ejecución de cada una de las etapas de operación. Presupuestos: es un plan que representa las expectativas para un período futuro, expresados en términos cuantitativos, tales como dinero, horas trabajadas, unidades producidas, etc. Los presupuestos pueden ser de Operación (ventas, producción, inventarios, etc.) y Financieros (de efectivo, de capital, estados financieros pro forma, etc.). Procedimientos: son planes que señalan una serie de labores concatenadas que deben realizarse de acuerdo a una secuencia cronológica, para alcanzar los objetivos preestablecidos. Un ejemplo de este tipo de planes es el procedimiento que se lleva a cabo para el pago de sueldo a los empleados.

TIPOS DE PLANES

Pasos de la Planeación

Etapas del Proceso Administrativo

1.- Planeación

Etapas del Proceso de Administrar

1.- Planeación Pronosticar. Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo. Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos. Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de Aclarar, Ampliar y determinar los objetivos. desempeñar el trabajo Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño. Anticipar los problemas futuros. Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

Principio del Compromiso La planeación lógica abarca el período futuro necesario para cumplir a través de una serie de acciones los compromisos involucrados en las decisiones tomadas hoy. El principio del compromiso implica que la planeación a LP no es realidad la planeación de decisiones futuras ,sino más bien la planeación para la repercusión futura de las decisiones de hoy No existe un período de tiempo uniforme o arbitrario para el que se deba planificar una empresa o para el cual se deba planificar un determinado programa o cualquiera de sus partes

Importante Los planes de corto y largo plazo deben estar coordinados ,por lo tanto no se debe elaborar ningún plan a corto plazo a menos de que este aporte o contribuya al logro del plan a largo plazo.

OBJETIVOS

Los objetivos son los fines importantes hacia donde se dirigen las objetivos individuales y de la organización; pueden ser de largo o corto plazo, generales o específicos, pero independiente de la manera que se quieran clasificar, éstos deben ser MEDIBLES. Dado que los objetivos generales requieren ser respaldados por objetivos específicos forman una jerarquía.

Relación de los objetivos y la jerarquía organizacional

Proceso de administración por objetivos 1.

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Fijación de la misión y las metas más importantes de la empresa por parte de la gerencia. Clarificación de los roles organizacionales Establecimiento de los objetivos de los subordinados a través de una negociación jefe subordinado. Establecimiento de las condiciones de seguimiento Ejecución Evaluación según lo acordado Logro del objetivo Negociación del objetivo para el próximo período

OBJETIVOS Administración por Objetivos

Ventajas: Mejora la administración a través de la planeación orientada a los resultados Esclarecimientos de papeles, estructuras, y delegación de autoridad. Estimulo del compromiso personal con los objetivos propios y de la organización. Desarrollo de controles mas efectivos.

Administración: Fundamentos de Proyección y administración por objetivos

OBJETIVOS Administración por Objetivos Desventajas: La mayoría de los errores de la APO son a causa de Error en al momento de enseñar e incorporar la filosofía. No se reconoce que para su éxito es importante la auto dirección y el autocontrol. La omisión de proporcionar pautas a aquellos que establecen los objetivos, es con frecuencia otro problema Dificultad para definir objetivos medibles, pero a su vez flexibles. A veces quien lo implanta da mucho énfasis a los resultados de corto plazo. Excesivo interés por utilizar objetivos cuantitativos en áreas de resultados no cuantitativo.

Normas para el establecimiento de Objetivos La lista de objetivos no debe ser demasiado larga , pero sí cubrir los aspectos principales del trabajo Deben ser verificables y estipular qué se tiene que lograr y cuándo Es conveniente señalar la calidad deseada y el costo estimado de dichos objetivos. Los objetivos deben representar un reto , señalar prioridades y fomentar el crecimiento y el desarrollo personal y profesional. Deben ser conocidos por todos los involucrados Deben ser congruentes con los demás planes Deben proporcionar retroalimentación oportuna para tomar las acciones correctivas necesarias Los recursos con que se cuenta deben ser suficientes para alcanzar los objetivos

Ejemplos de objetivos verificables y no comprobables: Obj. no comprobables

Objetivos verificables

Obtener una ganancia razonable

Lograr un rendimiento sobre la inversión del 12% para el final del año fiscal 2006

Mejorar la comunicación

Publicar un boletín mensual de 2 páginas cuya emisión inicie de julio del 2006,cuya preparación no implique más de 40 horas de trabajo ( después del primer numero)

Mejorar la Incrementar la producción total productividad del Depto en un 5% para el 31 de de Producción diciembre del 2006,sin costos adicionales y manteniendo el nivel de calidad actual.

ESTRATEGIA Estrategia es la adopción de medios de acción a seguir para alcanzar los objetivos propuestos, esta determinación incluye la disposición de recursos físicos, materiales y humanos.

POLÍTICAS Son declaraciones o entendimientos generales que guían el pensamiento de quien integran la organización, en especial de quienes toman las decisiones.

El principio de marco de referencia de las políticas y la estrategia consiste en que mientras más claramente sean entendidas las estrategias y las políticas, más consistente será el marco para definir los planes. El proceso de planeación puede ser estratégica y operativa.

Organizar Una estructura intencional y formalizada de funciones o puestos. Estructura intencional de funciones: las personas que trabajan juntas deben cumplir con su trabajo y estas tareas están diseñadas intencionalmente para garantizar que se realicen y que las personas puedan trabajar en forma armónica , eficaz y eficiente en grupo.

Organizar

1. Identificación y clasificación de actividades 2. Agrupación de actividades 3. Asignación de cada grupo a un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlos 4. La provisión para la coordinación horizontal y vertical en la estructura de la organización

Organizar Una estructura organizacional debe ser diseñada para clarificar quien debe hacer cada tarea y quien es responsable de tales resultados . De esta manera se desarrollan redes de toma de decisiones y comunicación que reflejan y apoyan los objetivos de la empresa.

Organizar Estructura organizacional: es el marco formal mediante el cual las tareas se dividen , agrupan y coordinan La estructura organizacional cumple la función equivalente al esqueleto humano, determina la forma de la organización .

Organizar Diseño organizacional: proceso que implica tomar decisiones acerca de 6 elementos: Especialización del trabajo Departamentalización Cadena de mando Amplitud de gerencia o control Centralización y descentralización Formalización

Organizar Especialización del trabajo o División del trabajo: Grado en el cual las tareas de una organización están divididas en trabajos separados. No se asigna la realización de todo un trabajo a un solo individuo , sino que se divide en varios pasos o partes, cada uno de los cuales es llevado a cabo por una persona diferente. Las personas se especializan individualmente en una sola parte de un determinado trabajo y no en la actividad completa.

Departamentalización

Organizar Departamentalización : base sobre la cual los empleados se agrupan para el logro de las metas organizacionales: Departamento:Es un área ,división o sucursal definida de una organización sobre la cual un administrador tiene autoridad con respecto al desempeño de actividades específicas

Departamentalización Las formas más simples de departamentalización son : 1. Mediante números simples 2. Departamentalización por tiempo

Por Función Empresarial ( Organización Funcional) E m p resa S A A

G eren cia G en eral

P rod u cció n

V en tas

Fin an zas

Geográfica Gerente de Ventas

Jefe de ventas Zona norte

Jefe de Ventas Zona central

Jefe de Ventas Zona sur

Empresas de Gran Envergadura Geográficamente dispersas Se aplica, generalmente a las funciones de Producción y Ventas mas no así a Finanzas

Por Tipo de Clientes Ejem: Los Bancos B an casa

G eren cia G en eral

B anca P YM E

B an ca P erson al

B anca C orporativa

B an ca A g rícola

Procesos

S an ta L ech e

G eren cia G en eral

C om ercializació n

P rod u cció n

L íq u id os

L ech e E vap orad a

L ech e C on d en sad a

F in an zas

P olvo

C afé In stan tá n eo

RRHH

P lan ta d e H ojalatería

L ech e E n P olvo

Por Productos ProducLever SAA G eren cia G en eral E scrib a aq u í el carg o

L im p ieza E scrib a aq u í el carg o

A yu d in

E sp on ja V erd e

B elleza E scrib a aq u í el carg o

H u m ectan tes

M aq u illaje

Amplitud de Gerencia oTramo de Control Es la respuesta a: ¿Cuántos subordinados tiene un jefe? Número de subordinados que un gerente puede supervisar con eficiencia y eficacia.

Organizar

Principio del tramo de administración “ Existe un límite al número de subordinados que un administrador puede supervisar eficazmente pero el número exacto dependerá del impacto de los factores subyacentes”

Organizar Factores que influyen en la amplitud de gerencia: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Capacitación de los subordinados Claridad en la delegación de autoridad Claridad de los planes Rapidez del Cambio Técnicas de comunicación Contacto personal necesario Competencia y preparación del administrador

Tramo de Control Cadena de Mando

Cadena de Mando Definición: Línea ininterrumpida de autoridad que se extiende desde los niveles más altos de la organización hasta los niveles más bajo y aclara quien debe rendir cuentas a quien. Autoridad: derechos inherentes a una posición administrativa por los cuales la persona puede dar órdenes y esperar que éstas sean obedecidas. Responsabilidad: Obligación o expectativa de lograr un rendimiento determinado

Por ejemplo : Gerente General , Gerente de Finanzas , Jefe de Tesorería ,Contador de Tesorería.

Centralización y Descentralización Hablamos de Centralización o Descentralización cuando vemos si la toma de decisiones se concentra o se reparte. Centralización : Grado en el cual la toma de decisiones está concentrada en los altos niveles de la organización Descentralización: Grado en el cual la toma de decisiones se transfiere a niveles más bajos dentro de una organización.

Descentralización Descentralización de autoridad: Los ejecutivos cuando delegan , deben entregar autoridad necesaria y suficiente para el ejercicio de la responsabilidad creada. Conservan la responsabilidad. “ La autoridad se delega , la responsabilidad se genera”

Organizar Formalización :Grado en que las actividades de una organización están estandarizadas dentro de la organización y medida en la cual el comportamiento de los empleados tiene como guía una serie de reglas y procedimientos. Si un empleo está altamente formalizado entonces la persona que lo desempeña tiene una cantidad mínima de discreción (libertad de decisión) sobre lo que tiene que hacer, cuando debe hacerlo y como lo llevara a cabo.

Organizar En las organizaciones con una alta formalización ,se cuenta con descripciones de puesto explícitas, muchas reglas organizacionales y procedimientos claramente definidos. A mayor formalización menor libertad de decisión tendrá la persona que lo realiza. El grado de formalización puede variar de una organización a otra y dentro de la misma organización.

Bases de las diferencias estructurales Estrategia Tamaño de la organización Tecnología Ambiente

Organizar Organigrama: representación gráfica o esquemática de las relaciones entre los cargos de una organización . Reviste importancia porque define las relaciones de autoridad y poder dentro de la organización.

Gerente General

Gerente Finanzas

Gerente Produc ción

Gerente RRHH

Organizar

Problemas de los niveles de la Organización : 1. Los niveles son costosos 2. Complican la comunicación 3. Varios departamentos y niveles dificultan la planeación y la coordinación

Organizar Organización Formal: es la estructura intencional de roles de una empresa formalmente organizada . Debe ser flexible. Se refleja en el organigrama Organización Informal: red de relaciones personales y sociales no establecidas ni requeridas por la organización formal pero que se produce espontáneamente a medida que las personas se asocian entre sí ( no aparece en un organigrama)

Responsabilidad ,autoridad y delegación Responsabilidad: Es la obligación de ejecutar las actividades asignadas. Es el autocompromiso para asumido para realizar un trabajo con su mejor capacidad. Una personas que acepta un trabajo se compromete a realizar los deberes o las actividades o a supervisar que alguien las ejecute. El acto de aceptar un trabajo significa que la persona está obligada a un superior para que vele por que las actividades del trabajo se completen con éxito Coma la responsabilidad es una obligación que una persona acepta , no hay forma que pueda delegarse o pasarse a un subordinado.

Responsabilidad ,autoridad y delegación Descripción de cargo: Las actividades laborales de un individuo en una empresa se resumen en una declaración formal denominada descripción del cargo. Es una lista de actividades que debe desarrollar quien ocupe el cargo.

Responsabilidad ,autoridad y delegación Autoridad: es el derecho a ejecutar o a mandar. Le permite a quien la sustenta actuar en ciertas formas y a influir en las acciones de otros directamente por medio de ordenes. También permite a quien esté investido de ella destinar los recursos de la organización necesarios para lograr las metas de la organización . En la práctica la autoridad aumenta la probabilidad de que una orden específica sea obedecida. La ubicación de un cargo indica la autoridad relativa que tiene la persona que lo ocupa (se puede ver en el organigrama)

Organizar Funciones de línea: aquella relación en la que un superior ejerce supervisión directa sobre el subordinado. Implica asumir las responsabilidades de las consecuencias de las decisiones que tome. En el organigrama se dibuja como línea continua ____

Función de Staff: asesoramiento , ofrece asesoría a gerentes de línea ,no toma decisiones solo propone y es la función de línea quien toma las decisiones ,tomando en consideración lo propuesto por el asesor. En el organigrama se dibuja como línea discontinua - - - -

Organizar

Administración de los RRHH Recursos Humanos (RRHH) adecuados se refiere al personal que hace una contribución valiosa al sistema administrativo de una empresa para el alcance de metasLa productividad de las empresas está determinado por la interacción entre los recursos humanos para utilizar los demás recursos del sistema administrativo. Factores que determinan cuán apropiado es un individuo para una empresa son : La historia personal La edad Experiencia relativa en el trabajo El nivel de la educación formal

Administración de los RRHH Pasos para proveer recursos humanos : El Reclutamiento: Es el llamado y la preselección de candidatos posibles para llenar una vacante. Puede provenir de dentro o fuera de la empresa La Selección :Es escoger una persona de un grupo que se ha reclutado , para ser contratada. Puede realizarse con personal de la empresa o contratar una empresa especializada. La capacitación La evaluación de desempeño

La capacitación : Es el proceso de desarrollar cualidades de los recursos humanos que les permitirá ser más productivos y aportar más al alcance de las metas de la empresa. Entregar los conocimientos para realizar bien su trabajo. Puede realizarse con personal de la empresa o contratar especialistas externos. La evaluación de desempeño: es el proceso de revisar el desempeños pasado de un individuo para evaluar el aporte que ha hecho al alcance de las metas del sistema administrativo. Su propósito principal es ofrecer retroalimentación al personal de la empresa sobre cómo pueden mejorar su desempeño .

Dirección Función administrativa que consiste en utilizar la influencia para motivar al personal para alcanzar las metas organizacionales. Es la acción de lograr que todos los miembros del grupo humano se propongan alcanzar determinados objetivos ,en concordancia con los planes y la organización de la empresa

Dirigir

3.- Dirección Poner en practica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión o acto. Conducir o retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo. Motivar a los miembros. Comunicar con efectividad. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo buen hecho. Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.

Dirigir Comportamiento Organizacional Ciencia que estudia como los individuos y los grupos tienden a actuar en la empresa. Los ejecutivos necesitan conocer las causas del comportamiento de su personal a cargo para ejercer el liderazgo y conseguir resultados positivos. La idea es conseguir un desempeño más allá de las exigencias del puesto y que contribuye al éxito de la organización.

Dirigir Algunos componentes del comportamiento de un individuo Actitud: evaluación cognitiva (pensamiento) y afectiva (sentimiento) que predispone (intención) a actuar de cierta manera. Ej: Satisfacción en el Trabajo es una actitud positiva,

Dirigir Mi trabajo es interesante

Afectivo: sentimientos “me gusta este trabajo”

Conductual: intenciones de Actuar.”Voy a llegar temprano al entrenamiento con una sonrisa en el rostro.

Actitud: satisfacción en el trabajo

Dirigir

Dirigir

Dirigir

Dirigir Percepción :Proceso cognitivo que usamos para conocer el ambiente ,seleccionando, organizando e interpretando la información. A menudo “vemos” lo mismo en forma distinta, debido a las diferencias individuales de actitudes ,personalidad, de valores e interese, etc.

Dirigir Personalidad: Conjunto de características en que se funda un patrón relativamente estable de conducta en respuesta a ideas objetos o personas del entorno. Cinco grandes factores de la personalidad: Extroversión : grado en que el individuo es sociable (comunicativo, asertivo,) Afabilidad: grado en que se lleva bien con la gente (comprensivo, confiable, cooperativo ) Escrupulosidad: grado en que se centra en unas cuantas metas de modo que se comporta de manera responsable ,confiable) Estabilidad emocional: grado en que es tranquilo, entusiasta y seguro en vez de ser tenso, nervioso, deprimido, inseguro , malhumorado Apertura a la experiencia: Grado en que presenta una amplia gama de intereses y e imaginativo, creativo,dispuesto a considerar ideas nuevas

Dirigir Inteligencia emocional: es la capacidad para reconocer sentimientos propios y ajenos, y la habilidad para manejarlos. El término fue popularizado por Daniel Goleman, con su célebre libro: Emotional Intelligence, publicado en 1995. Goleman estima que la inteligencia emocional se puede organizar en cinco capacidades: conocer las emociones y sentimientos propios, manejarlos, reconocerlos, crear la propia motivación, y manejar las relaciones.

Dirigir Aprendizaje:

Dirigir

Administración: ciencia, teoría y práctica

Etapas del Proceso de Administrar

3.- Control Comparar los resultados con los planes en general. Avaluar los resultados contra los estándares de desempeño Idear los medios efectivos para medir las operaciones. Comunicar cuales son los medio de medición. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y variaciones. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.