AUZEF-SS-3.1-08Kurumsal Mail Yazışma Standartı

İ.Ü. AÇIK VE UZAKTAN EĞİTİM FAKÜLTESİ Kurumsal Mail Yazışma Standardı Dök. No: AUZEF-SS-3.1-08 Yayın Tarihi: 10.06.2015 Rev.No:00 Rev Tarihi:

Sayfa 1 / 5

İÇİNDEKİLER 1. AMAÇ .............................................................................................................................................. 2 2. KAPSAM ......................................................................................................................................... 2 3. SORUMLULAR .............................................................................................................................. 2 4. DETAYLAR .................................................................................................................................... 2 4.1. Konu Satırını Kullanmak ........................................................................................................... 2 4.2. Selamlaşma ................................................................................................................................ 2 4.3. İmla Kuralları ............................................................................................................................ 3 4.4. Yazışma ..................................................................................................................................... 3 4.5. İmza Kullanmak ........................................................................................................................ 4 4.6. Genel Kural ............................................................................................................................... 4

BU DOKÜMANIN KAĞIT ORTAMINDAKİ NÜSHALARI KONTRO LSÜZ DOKÜMANDIR.

HAZIRLAYAN: Şube Sorumlusu GÖZDEN GEÇİREN :Büro Sorumlusu

ONAYLAYAN : Süreç Sorumlusu

İ.Ü. AÇIK VE UZAKTAN EĞİTİM FAKÜLTESİ Kurumsal Mail Yazışma Standardı Dök. No: AUZEF-SS-3.1-08 Yayın Tarihi: 10.06.2015 Rev.No:00 Rev Tarihi:

Sayfa 2 / 5

1. AMAÇ Kurum çalışanlarının yazışmalarda iletişim ve disiplin kurallarına uygun davranmalarını amaçlar. 2. KAPSAM İstanbul Üniversitesi Açık ve Uzaktan Eğitim Fakültesi (AUZEF) bünyesinde bulunan tüm personelimizin düzenini, disiplinini ve iletişimini kapsar. 3. SORUMLULAR Belirtilen düzenin yürütülmesinden İnsan Kaynakları Yönetimi, gerçekleştirilmesinden tüm AUZEF çalışanları sorumludur. 4. DETAYLAR 4.1. Konu Satırını Kullanmak Alıcının konuyu bilmesi, başlığı görmesi gereklidir. 4.1.1. Konu, yazılan mail ile ilgili olmalıdır. 4.1.2. Önemini ve aciliyetini belirtmek için konu başlığı yazıldıktan önce veya sonra “ACİLLLL, ??? , !!!” şeklinde uyarılara ya da işaretlere yer verilmemelidir. Konunun aciliyeti, mail gönderilmeden önce “önem derecesi ayarla” (düşük/ / normal / yüksek) özelliği kullanılarak belirtilmelidir. 4.2. Selamlaşma Ast - üst, üst - ast yazışmalarında alıcıya hitap önemlidir. 4.2.1. Ad Bey / Hanım ile başlanmalıdır. 4.2.2. Cinsiyet bilinmiyor ise “Sayın” hitabı ve “Adı Soyadı” (unisex isimlerde kişi tanınmıyor ise) kullanılmalıdır. 4.2.3. “Ad Bey / Hanım merhaba / iyi günler / iyi haftalar / iyi akşamlar.” gibi ifadeler kullanılmalıdır. BU DOKÜMANIN KAĞIT ORTAMINDAKİ NÜSHALARI KONTRO LSÜZ DOKÜMANDIR.

HAZIRLAYAN: Şube Sorumlusu GÖZDEN GEÇİREN :Büro Sorumlusu

ONAYLAYAN : Süreç Sorumlusu

İ.Ü. AÇIK VE UZAKTAN EĞİTİM FAKÜLTESİ Kurumsal Mail Yazışma Standardı Dök. No: AUZEF-SS-3.1-08 Yayın Tarihi: 10.06.2015 Rev.No:00 Rev Tarihi:

Sayfa 3 / 5

4.2.4. Üst makama veya şahsa hitap ederken “Sayın/ Sevgili / Değerli Dekanım -Dekan Yardımcım” ifadeleri kullanılmalıdır. (Resmî yazışmalarda) 4.2.5. Ast makama veya şahsa “Sayın Ad Soyadı” şeklinde hitap edilmelidir. (Resmî yazışmalarda) 4.3. İmla Kuralları Yazışmalardaki gövde metin, Türk Dil Kurumu İmla Kılavuzu ile Güncel Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına uygun olarak ve standart Türkçe ile yazılır. 4.3.1. Yazışmalardaki ifadeler anlaşılır olmalı ve bu ifadelerde imla kuralları göz önünde bulundurulmalıdır. 4.3.2. İfadeler büyük harfler ile yazılmamalıdır. (Büyük harf ile yazılan mail; bağırmak, sinirli olduğunu bilgisini vermek olarak algılanır ve kabalık göstergesidir.) 4.3.3. Noktalama işaretleri gerekli yerlerde ve gerekli miktarda kullanılmalıdır. Aynı noktalama işareti art arda kullanılmalıdır. 4.4. Yazışma Alıcıya verilmek istenen mesaj; kısa ve net olarak iletilmeli, iş esnasında alıcıyı zaman kaybına uğratmayacak şekilde akıcı bir metin olarak düzenlenmeli, imla kurallarına uygun, açık ve anlaşılır olmalıdır. 4.4.1. Emir kipi kullanılmamalıdır. 4.4.2. Üstlerin ricası emir, astların arzı taleptir. 4.4.3. Ast, üste “arz ederim” veya “sunarım”; üst, asta “rica ederim” sözcükleriyle bilgi ve istek bildirmelidir. 4.4.4. Eşit mevkidekiler birbirine “rica ederim” diyebilir. 4.4.5. Kamu kurum ve kuruluşlarına gönderilen yazılarda “arz ederim” veya “sunarım” kalıbı uygundur. BU DOKÜMANIN KAĞIT ORTAMINDAKİ NÜSHALARI KONTRO LSÜZ DOKÜMANDIR.

HAZIRLAYAN: Şube Sorumlusu GÖZDEN GEÇİREN :Büro Sorumlusu

ONAYLAYAN : Süreç Sorumlusu

İ.Ü. AÇIK VE UZAKTAN EĞİTİM FAKÜLTESİ Kurumsal Mail Yazışma Standardı Dök. No: AUZEF-SS-3.1-08 Yayın Tarihi: 10.06.2015 Rev.No:00 Rev Tarihi:

Sayfa 4 / 5

4.4.6. Makama sunulan onayların sonunda kullanılan fiillerin kişileri ilke olarak 3. çoğul şahıs olmalıdır. Çünkü teklif, şahsın değil makamın tasviplerine / olurlarına sunulmaktadır: “Tasviplerine arz ederim”, “Olurlarına arz ederim” vb. 4.4.7. Birey olarak kamu kuruluşlarına yazılan yazıların sonunda “… arz ederim. Saygılarımla.” demek uygundur. 4.4.8. Birey olarak bir kamu kurumunda “rica ederim” demek, işlemin gereğine etki edebilir. 4.4.9. Kurumsallığın dışında kalan kısaltmalar kullanılmamalıdır: “Mrb, kib, görş, Ok, Tmm” vb. 4.4.10. Mecazi anlatıma yer verilmemelidir. 4.4.11. Yazı tipi renkli olmamalıdır. Siyah renk ile Times Roman, Calibri, Arial yazı tiplerinden biri tercih edilmelidir. Yazı tipi boyutu (punto) 9-11 arasında olmalıdır. İma etmek istenilen cümle ya da ifadeler, bold siyah veya bold kırmızı yapılabilir. 4.4.12. Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmemelidir. (Yer verildiğinde de parantez içinde bu kelimelerin Türkçe karşılıkları belirtilmelidir.) 4.4.13. Yazışmalardaki gövde metin “Saygılarımla.” kelimesiyle son bulmalıdır. 4.5. İmza Kullanmak Yazışmaların altında göndericinin imzası (adı soyadı, kurum adı, görevi, iletişim bilgileri) yer almalıdır. 4.6. Genel Kural 4.6.1. Maillerde iletinin işlevine uygun bir şekilde, yapılması gerekenin ne olduğu, ne istendiği, hangi bilginin verildiği mümkün olduğunca açık ve net olarak ifade edilmelidir. 4.6.2. Emir kiplerinden uzak durulmalıdır. 4.6.3. Nazik cümle yapıları çerçevesinde yazılmalıdır. 4.6.4. Tansiyon yükseltici maillere hemen cevap verilmemelidir. BU DOKÜMANIN KAĞIT ORTAMINDAKİ NÜSHALARI KONTRO LSÜZ DOKÜMANDIR.

HAZIRLAYAN: Şube Sorumlusu GÖZDEN GEÇİREN :Büro Sorumlusu

ONAYLAYAN : Süreç Sorumlusu

İ.Ü. AÇIK VE UZAKTAN EĞİTİM FAKÜLTESİ Kurumsal Mail Yazışma Standardı Dök. No: AUZEF-SS-3.1-08 Yayın Tarihi: 10.06.2015 Rev.No:00 Rev Tarihi:

Sayfa 5 / 5

4.6.5. Hatırlatıcı mail, mail gönderildikten en az 24 saat sonra gönderilmeli ve en fazla 2 defa hatırlatıcı mail gönderilmelidir. 4.6.6. Cümle yapılarında “Aldınız mı? Değil mi? Okudunuz mu?” şeklinde ifadelere yer verilmemelidir. Kişilerde “anlamıyorsun” algısı yaratılmamalıdır.

BU DOKÜMANIN KAĞIT ORTAMINDAKİ NÜSHALARI KONTRO LSÜZ DOKÜMANDIR.

HAZIRLAYAN: Şube Sorumlusu GÖZDEN GEÇİREN :Büro Sorumlusu

ONAYLAYAN : Süreç Sorumlusu